Hvordan håndteres medarbejdernes personlige data?

4. november 2016

Personlige oplysninger findes i flere afskygninger, og håndteringen af disse er som arbejdsgiver vigtigt at have for øje.

Persondataloven dækker over hele aspektet i forbindelse med håndtering af disse oplysninger; både indsamling, opbevaring, sletning, videregivelse, brug af data, osv. Loven bruges til at sikre og beskytte personoplysninger, både følsomme og ikke-følsomme af slagsen, og gælder alle virksomheder og offentlige myndigheder, uanset størrelse.

Brud på loven kan udløse straf og erstatningspligt. Det er Datatilsynet, der holder styr på, om loven overholdes.

NYE REGLER PÅ VEJ

Der kan være flere usikkerheder i forbindelse med, hvordan man som arbejdsgiver skal behandle og håndtere personoplysninger på sine medarbejdere, hvis man ikke er stillet helt skarpt på persondataloven.

Men det er vigtigt at kende til og have styr på loven; især nu hvor nye, strammere EU-regler vil blive indført inden for de kommende år, som vil udløse større bøder end hidtil ved misligholdelse af oplysningerne.

HÅNDTERING AF DATA UNDER HELE ANÆTTELSESFORLØBET

Allerede inden ansættelse er der krav til håndteringen af en eventuelt kommende medarbejders personoplysninger. Det er bl.a. kun relevante personer, der må have adgang til CV’er og ansøgninger.

Vil arbejdsgiver have yderligere information om medarbejderen i forbindelse med f.eks. tidligere referencer eller helbredsundersøgelse, skal der gives samtykke.

Når medarbejderen er blevet ansat, må de oplysninger, vedkommende selv har afgivet, gerne behandles på sikker og fortrolig vis. Men vel man eksempelvis indsætte et billede af medarbejderen på virksomhedens hjemmeside, skal der hentes samtykke til det, eller det kan være skrevet i ansættelseskontrakten.

Der skal derudover orienteres om, hvis virksomheden gør brug af diverse kontrolforanstaltninger. Det kan være i forbindelse med brug af e-mail, internet og lignende.

Når medarbejderen ikke længere er ansat, er det vigtigt som arbejdsgiver at slette de personoplysninger, der ikke længere er relevante. Det vurderes i hvert enkelt tilfælde hver for sig.

EKSTERNE BEHANDLERE

Gør virksomheden brug af eksterne behandlere af data, er det stadigvæk eget ansvar at sørge for, at disse eksterne leverandører overholder persondataloven. Det kan f.eks. være ved brug af et eksternt rekrutteringsbureau ved ansættelserne, eller eksterne leverandører til at håndtere løn.

Har du flere tvivl eller spørgsmål vedrørende håndtering af medarbejderes personlige date, så kontakt Fair Advokater for yderligere vejledning, hjælp og råd.



Diskussion